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Freitag, 30. September 2022

Telefonservice outsourcen

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Besonders kleine und mittelständige Betriebe kennen das Problem: Sie haben Arbeit und ständig klingelt das Telefon. Da der Anruf wichtig sein könnte und der Kunde nicht warten soll, nimmt man das Gespräch an. Das jedoch ist auf Dauer keine Lösung! Das Unternehmen steht demzufolge vor der Wahl, entweder eine Telefonkraft einzustellen oder mit der Anrufannahme einen professionellen Telefonservice zu beauftragen.

Telefonservice outsourcen – wie funktioniert das?

Jede Firma, egal welcher Branche, ob groß oder klein, ist auf ihre Kunden angewiesen. Nicht nur, dass sie Neue akquiriert, ebenso muss sie die Kunden an sich binden. Dabei spielt sowohl der Erstkontakt als auch die ständige Erreichbarkeit eine wichtige Rolle. Und weil der Betrieb beides hauptsächlich über das Telefon gewährleistet, sollte er diesem Medium gebührende Aufmerksamkeit widmen. Dem entgegen steht, dass sich die Mitarbeiter auf ihr Kerngeschäft konzentrieren müssen. Um ihnen den Rücken freizuhalten, bieten spezielle Telefonunternehmen ihre Dienste an. Sie simulieren praktisch die Telefonzentrale der jeweiligen Firma und fangen alle eingehenden Gespräche ab. Den Hörer nehmen in diesem Fall geschulte Profis in die Hand. Der Anrufer merkt davon in der Regel nichts. Er nimmt an, dass er direkt mit dem Unternehmen verbunden ist. Die Telefonistinnen oder Telefonisten begrüßen ihn mit freundlicher Stimme und nennen den Namen der gewünschten Firma.

Telefonoutsourcing – für wen ist es sinnvoll?

Meistens sind es große Unternehmen und Konzerne, die sich eine eigene Telefonzentrale leisten. Für alle anderen Betriebe ist überlegenswert, sich einen externen Telefonservice zu ordern. Besonders trifft das zu auf Handwerks- und Servicebetriebe, auf Handelsvertreter sowie Freiberufler. Auch Start-ups sind gut beraten, sich nicht allein auf Mails, WhapsApp & Co. zu verlassen. Die meisten Anfragen kommen immer noch per Telefon. Die Menschen wollen ihre Anliegen und Fragen schnell im persönlichen Gespräch geklärt haben. Müssen sie lange auf Antworten warten, suchen sie sich einen anderen Partner. Zusammengefasst bietet ein externer Telefonservice folgende Vorteile:
– Der Betrieb/das Unternehmen ist auf Wunsch 24 Stunden am Tag erreichbar.
– Das Sparpotenzial ist enorm, denn die Kosten sind transparent, keine zusätzlichen Mitarbeiter sowie Telefonanlagen inklusive Software sind nötig.
– Der Betrieb kann die externe Telefonzentrale steuerlich geltend machen und spart Geld.
– Die Firma steigert die Kundenzufriedenheit und damit ihren Umsatz.

Telefonservice outsourcen – welche Kosten fallen an?

Die überwiegende Zahl der Telefondienstanbieter verzichtet auf eine Grundgebühr. Das heißt, ihre Kunden bezahlen nur die tatsächlich bearbeiteten Anrufe. In welchem Umfang das geschieht, entscheidet die betreffende Firma, der Selbstständige oder Freiberufler selbst. Das Angebot erstreckt sich von der reinen Anrufannahme bis zum umfassenden Büroservice. In diesem Rahmen stellt der externe Telefonservice die Anrufe durch, macht Gesprächsnotizen und vereinbart Rückrufe. Das Ganze kann erweitert werden mit Dienstleistungen wie beispielsweise der Vereinbarung von Terminen nach Vorgaben des Unternehmens, Terminbestätigungen bzw. Terminabsagen. Auf Wunsch nehmen die Profis vom Telefonservice auch Bestellungen an und leiten diese an die entsprechenden Orte weiter. Darüber hinaus können Firmen ebenso ihr komplettes Beschwerde- und Reklamationsmanagement sowie den Support auslagern. Das selbstverständlich erst, nachdem sie diesbezüglich eine gründliche Kosten-Nutzen-Rechnung aufgestellt haben: Danach klären sie, bis zu welchem Geschäftsaufkommen es sich lohnt, den Telefonservice zu beauftragen oder einen Mitarbeiter ab- bzw. einzustellen.

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